Qualitätsmanagement
im Planungsbüro Wirz
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Qualitätsmanagement spielt im Planungsbüro Wirz nicht erst seit der etwa 1995/96 auch im Bereich der Dienstleistungsbranchen in Deutschland einsetzenden Diskussion um die DIN EN ISO 9000 ff. eine Rolle. Bereits bei Bürogründung im Jahre 1986 stand fest, dass nur mit einer klar strukturierten Büroorganisation (dies der Kern des „Qualitätsmanagements“, s. Wirz 1996) den eigenen wie den Ansprüchen von Auftraggebern und Allgemeinheit an ein „sauberes“ fachliches Arbeiten Genüge getan werden kann.
Von Anfang an wurde daher bei der Mitarbeiterauswahl darauf geachtet, dass diese in der Lage sind (bzw. – nach einer Einarbeitungszeit als Sachbearbeiter – in die Lage versetzt werden), Projekte jeweils von der Klärung der Aufgabenstellung über eigene Kartierungen in Natur und Landschaft, über die Definition von Zielsetzungen, die Eingriffs-/Kompensationsbilanzierung im Hinblick auf geplante Vorhaben, die Herausarbeitung von Maßnahmen bis hin zur Präsentation und Diskussion der Planungsergebnisse vor Auftraggebern, Arbeitskreisen und anderen Organen der Träger-/Bürgerbeteiligung sowie vor kommunalen und sonstigen Gremien vollständig und weitgehend selbständig zu bearbeiten.
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten im Angestelltenverhältnis.
Zudem sind wir erfolgreich bemüht, die Arbeitsbedingungen („Betriebsklima“) so zu gestalten, dass die „Verweildauer“ der Mitarbeiter möglichst hoch ist:
Die oben definierten, bei allen Mitarbeitern vorausgesetzten Grundkenntnisse sowie deren individuelle Erfahrungshorizonte und Anzahl garantieren, dass Urlaubs- und Krankheitsvertretungen flexibel gehandhabt werden können.
Infolge der flachen Hierarchie der Bürostruktur Die Endredaktion jedes Dokuments (Text, Karte), das das Planungsbüro Wirz verlässt, obliegt dem Büroinhaber. Über jedes Telefonat, von wem auch immer zu welchem Thema auch immer geführt, wird eine Gesprächsnotiz gefertigt, bürointern den sonstigen Projektbeteiligten und dem Büroinhaber zur Kenntnis gegeben und anschließend den Projektunterlagen hinzugefügt. Gleiches geschieht bei jeder Form von Besprechungsterminen, seien es „offizielle“ Termine/Sitzungen mit Auftraggebern oder planungsbeteiligten Dritten, seien es interne Besprechungen: die Fertigung eines Vermerks ist obligatorisch.
Das Planungsbüro Wirz verfügt über eine umfangreiche Fachbibliothek (ca. 10.000 Bände, Zugang/Jahr ca. 1.000 Einheiten [Bücher, Hefte, Artikel, usw.]. Die im folgenden aufgelisteten Fachzeitschriften sind laufend abonniert, Exemplare der genannten Reihen werden bei relevanten Themen einzeln erworben: Loseblattsammlungen und Tageszeitungen In Regionen, in denen mehrere oder große, politisch umstrittene Projekte bearbeitet werden, wird die jeweilige Tagespresse abonniert, um jederzeit über den öffentlichen Diskussionsstand informiert zu sein. Derzeit sind dies:
Die Fortbildung der Mitarbeiter erfolgt permanent
Aus unterschiedlichen Vorerfahrungen der Mitarbeiter resultiert - über die „normale“ Projektbearbeitung hinaus – zusätzlich eine thematische Schwerpunktbildung, die im gegenseitigen Wissensaustausch das Spektrum des dem Büro zur Verfügung stehenden Know-How erweitert:
Die Mitarbeiterin Dipl.-Ing. Stefanie Riessler ist darüber hinaus - nach erfolgreicher Absolvierung zweier Lehrgänge - sowohl als "Verantwortliche für die Sicherung von Arbeitsstellen an Straßen" als auch als "Verantwortliche für die Sicherung von Arbeitsstellen an Autobahnen" zertifiziert. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat auf ihrem/seinem Rechner eine eigene E-Mail-Adresse sowie einen eigenen Zugang zum Internet und ist gehalten, davon regen Gebrauch zu machen (soweit es sich um büroinduzierte Tätigkeiten handelt ;-)
Aufgrund seiner langjährigen berufsständischen Arbeit (Bund Deutscher Landschaftsarchitekten BDLA, Architektenkammern auf der Bundes- und Landesebene, bis 1999 auch BMVBW, sporadisch NLStB) ist der Büroinhaber immer frühzeitig in die Vorbereitung neuer gesetzlicher und untergesetzlicher Regelungen eingebunden (BNatSchG, NNatG, UVPG, SUP, BauGB, HOAI), so dass auch das daraus gewonnene Wissen in die tägliche Büroarbeit einfließen und an die Mitarbeiter weitergegeben werden kann: Wir werden nicht von neuen Vorschriften „überrascht“, sondern wissen bereits am Tag der Veröffentlichung im Gesetzblatt, wie damit umgegangen werden sollte ! Eine umfangreiche Tätigkeit als Referent bei Veranstaltungen diverser Fortbildungsträger (u.a. 'Landschaftstagungen' der Straßenbauverwaltung, VSVI, Architektenkammern, BDLA, UVP-Gesellschaft, div. Hochschulen, BfN, NNA, Deutscher Naturschutztag) belegt, dass dem Büroinhaber durchaus eine gewisse fachliche Kompetenz zugesprochen wird. Das Planungsbüro Wirz ist Mitglied in diversen Fach-Organisationen, darunter sowohl mehr berufsständisch als auch mehr fachinhaltlich orientierte Verbände/Vereine. Durch die dortige Mitarbeit ist gewährleistet, dass nicht nur deren Publikationen im Büro bekannt sind, sondern auch der fachliche Austausch anlässlich von Veranstaltungen und persönlichen Begegnungen in die Büroarbeit integriert wird: Bundesarchitektenkammer, Architektenkammer und Ingenieurkammer Niedersachsen, Bund Deutscher Landschaftsarchitekten BDLA, UVP-Gesellschaft, Vereinigung für Stadt-, Regional- und Landesplanung SRL, Forschungsgesellschaft für Straßen- und Verkehrswesen FGSV, Vereinigung der Straßenbau- und Verkehrsingenieure in Niedersachsen VSVI, Deutsche Vereinigung für Wasserwirtschaft, Abwasser und Abfall ATV-DVWK, Bundesverband Beruflicher Naturschutz B.B.N., Deutschen Gesellschaft für Gartenkunst und Landschaftskultur DGGL, Forschungsgesellschaft Landschaftsentwicklung Landschaftsbau FLL, Gesellschaft für Ökologie GfÖ, International Federation of Landscape Architects IFLA, Öko-Institut Institut für Angewandte Ökologie.
Die Bearbeitung gerade größerer, zumeist über Jahre hin andauernder Projekte setzt ein funktionierendes System des internen Projekt-Controlling voraus. Das Planungsbüro Wirz hat auch in diesem Bereich frühzeitig auf die Möglichkeiten der EDV gesetzt, indem von Bürogründung an (1986) zunächst 'von Hand', aber bereits seit dem Jahre 1991 auch DV-gestützt mithilfe des Programms TIMEDATA, eine Projekt-Kostenkontrolle durchgeführt wird. Auf der Grundlage eines von allen Mitarbeitern durchzuführenden Stundenaufschriebs (auf ¼ Stunde genau nach Projekten wie auch – innerhalb der Projekte - nach Leistungsphasen bzw. individuell zu definierenden Besonderen Leistungen aufgeschlüsselt), wird monatlich für jedes laufende Projekt eine Projektauswertung gefertigt, den Projektleitern zur Verfügung gestellt und mit diesen – soweit erforderlich – diskutiert. Diese Auswertungen zeigen den genauen „Stand“ des Projekts auf:
Bis zu einer Zertifizierung gemäß DIN EN ISO 9.000 ff. (die allerdings nur dann angestrebt wird, wenn evtl. noch weiter hochgeschraubte Anforderungen der Auftraggeberschaft - z.B. bei europaweiten Ausschreibungen gem. VOF - dies unvermeidlich erscheinen lassen) erfolgt das Qualitätsmanagement auch mithilfe des bürointernen "Intranet". Als Beispiel die Eingangsseite des "elektronischen Bürohandbuchs", zu dem jede Mitarbeiterin / jeder Mitarbeiter jederzeit über ihren / seinen Rechner Zugang hat:
 Derzeit wird sukzessive die Portierung dieses bislang noch auf einem Textverarbeitungsprogramm basierenden Intranets auf die aktuelle Browser-Technik sowie auf die Nomenklatur/Gliederung entspr. der neuen DIN EN ISO 9.000: 2000 vorgenommen:
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